Meggyőződésünk, hogy a megfelelő folyamatok megtalálása az RPA egyik legfontosabb és legkritikusabb területe, ehhez a tapasztalataink alapján az alulról felfelé haladó (bottom-up) megközelítést javasoljuk. Ezt azok a kollégák tudják a leghatékonyabban támogatni, akik jól ismerik az üzleti folyamatokat. Őket kell RPA specifikus tudással, eszközökkel segíteni a hatékony igénykezelés eléréséhez.

Tapasztalataink alapján az alábbi megközelítés / tevékenységek lehetnek hasznosak:

1. Workshop,

amin a kollégáknak és kulcsfontosságú felhasználóknak szoftverrobotokat mutatnak be, a lehetséges folyamatok előfeltételeivel, üzleti előnyeivel. Ezt korábbi blog postunkban részleteztük, melyben a Proof of Concept 4 lépéséről írtunk. Ne felejtsük: a jobb megértés jobb ötleteket hoz.

2. Folyamatértékelési megoldás kialakítása

az előző pont támogatásához. Ez lehet egy jól paraméterezett Excel fájl, amelyet üzleti felhasználók előre kitölthetnek, vagy akár a UiPath Automation HUB megoldása is.

A szoftverrobot alapú automatizálás bevezetésének első szakaszában – költséghatékonysági okokból - többen Excel alapú scoring táblázatot használnak – az alábbi főbb információkkal, adatokkal:

 - Üzleti kihívás rövid leírása, megoldási javaslat

 - Automatizáció megvalósításával elérhető üzleti/technikai előnyök, megtakarítások

 - Komplexitás és előnyök meghatározása póló méretek (Tshirt sizing) alapján, melyek a megfelelő súlyozás alapján adják az elődleges értékeket a priorizáláshoz, többek között az alábbi szempontok alapján:

           - Folyamat szabályalapúsága, a kivételágak száma

           - Automatizálandó tranzakciók számossága, illetve az egyes tranzakció manuális lefuttatásának ideje

           - Érintett rendszerek száma

           - Folyamat és rendszer stabilitása

           - Bemeneti adatok standardizáltságnak szintje

A táblázat célja, hogy gyorsan – maximum 1-2 óra alatt – az automatizálási ötlet rögzítésre kerülhessen, valamint ez alapján az Excel file biztosítson egy magas szintű visszajelzést, amellyel az egyes javaslatok összehasonlíthatóvá válnak. 

Az RPA magasabb érettségi szintjének elérésekor javasoljuk a UiPath Automation HUB eszközének bevezetését, mely az új ötletek megtalálása, priorizálása és robotizálásra kiválasztása után a megvalósítás folyamatát, dokumentáltságát is hatékonyan támogatja.

Az eszközt az alábbi videó nagyon jól mutatja be magas szinten.

3.  Process discovery eszköz

Az automatizálás következő érettségi szintre lépésekor – miután az automatizálandó folyamatok a felhasználók aktív támogatásával manuálisan beazonosításra kerültek– javasoljuk a UiPath process discovery eszközeinek a bevezetését. Ezen eszközök kombinációja segítheti a meglévő folyamatok teljes körű áttekintését: 

 - A Process Mining a UiPath legösszetettebb folyamatfelderítő megoldása, ami fel tudja deríteni a folyamatok együttműködésének történetét, azok hatását egymásra, és automatizálható funkciókat javasolhat az informatikai rendszerek háttéradatai (naplók és/vagy adatbázis) alapján. Leginkább ERP (pl. SAP) és CRM rendszerekkel érdemes ezt az eszközt használni, mivel ezekben a rendszerekben sokrétű adatok és end-to-end folyamatok is elérhetőek. Más kisebb rendszerekben vagy rendszereken átívelő folyamatok felmérésére, kevésbé hatékony ezzel az eszközzel.

 - Nem minden legacy alkalmazást lehet (még?) feldolgozni ezzel a technológiával, de például az SAP-val hatékonyan képes együttműködni. Az üzleti megértést támogatandó javasoljuk az alábbi UiPath által készített demó dashboard és részletesebb működés megtekintését:

Demó Dashboard

 - A Task mining hamarosan újabb hatékony eszköz lehet a UiPath részéről, ami a felhasználói tevékenységek alapján javaslatokat tehet a legjobb folyamatjelöltekre. Minden kattintással és leütéssel képernyőképeket készít. Ezenkívül minden képernyőképhez a rendszer meta adatokat gyűjt. Ezek segítségével deríti fel, hogy az alkalmazottak milyen hétköznapi feladatokat végeznek napi rendszerességgel. Mivel csak nyártól lesz elérhető ez az eszköz, a részletesebb megismerése most kezdődött el, így reméljük hamarosan jelentkezhetünk a részletekkel egy újabb blogpostban.

Mivel a BCA egyik legfontosabb erőssége az üzleti igények hatékony megértése, amelyet cégünk erős üzleti elemzői és transzformációs gondolkodásmódja támogat, örömmel vitatjuk meg, hogyan lehet a fenti eszközöket / megoldásokat a legjobban az egyes vállalatok igényeihez igazítani.