Bár egyre több vállalatnál ismerik fel, hogy milyen lehetőségeket rejt magában az RPA (Robotic Process Automation – Robotizált folyamat automatizáció), tapasztalataink azonban azt mutatják, hogy sokan még mindig úgy gondolják, túlságosan összetett feladat és túl sok befektetést igényel egy ilyen fejlesztés, ezért inkább lemondanak róla. Pedig lényegében néhány, nem is túl bonyolult lépésen kell csak végig menni, és egy megfelelően átgondolt, valamint előkészített folyamat esetében akár 2-2,5 hónappal a rajt után már munkába is állhat az első szoftverrobotunk. Nézzük, hogyan RPA-zunk mi a BCA-nál!

1. fázis: Felmérés és edukáció

Amikor megkeresnek minket szoftverrobot kapcsán, az első feladat mindig az, hogy egy koncepció validálás (PoC - Proof of Concept) miniprojekt első lépéseként felmérjük az adott vállalkozás RPA-érettségét és természetesen a bevezetéssel járó várható üzleti előnyöket. Kiderítjük, hogy mit tudnak erről a megoldásról az érintett döntéshozók és kollégák, ezt követően pedig bemutatjuk nekik azt, hogy valójában miről szól az RPA, hogyan működnek és mit csinálnak a szoftverrobotok.

Kitérünk arra is, mire érdemes odafigyelni a robotizálandó folyamatok kiválasztása során, valamint, hogy milyen eredményeket várhatnak az automatizációtól. Bár elsőre talán soknak tűnhet ennyi információ, de a gyakorlatban ez a lépés általában 1, esetleg 2 nagyjából 1,5 órás megbeszélés, workshop keretében elvégezhető. A PoC első bemutató megbeszéléséről a kollégák egy kis házi feladattal mennek el, minden érintett üzleti területnek kell keresnie 2-3, véleményük szerint jól automatizálható folyamatot, vagy folyamat részletet.

A következő lépésben történik meg a kiválasztott folyamatok automatizálhatósági szempontból történő átbeszélése, értékelése. Ugyan a hatékonyságnövelés és megtérülés már itt is fontos, de a PoC alatt javasoljuk, hogy a robotizálhatóság legyen az elsődleges választási szempont, hogy az ügyfélnél dolgozó kollégák minél jobban megérthessék a szoftverrobotok működését, előnyeit, esetleges korlátait. 

Ezt követően elvégezzük a kiválasztott folyamatok, folyamat részletek automatizálását, amit az ügyfél munkatársaival szorosan együttműködve valósítunk meg. Ez mindössze pár hetet vesz igénybe, azonban mire lezárul a fejlesztésnek ez a szakasza, már „testközelből” tapasztalhatja meg partnerünk, hogy mit is jelent, ha egy szoftverrobot működik a vállalkozásánál.

A PoC végén az ügyfél felsővezetőinek tartunk egy bemutatót, ami alatt a BCA szakemberei már szinte meg sem kell szólaljanak, hiszen addigra a partner velünk dolgozó munkatársai is értik és átlátják, hogy miről szól az RPA és mit jelenthet a cégük számára. A tesztrendszerben működő szoftverrobottal szerzett tények és tapasztalatok alapján pedig jöhet a nagy döntés, hogy az adott szervezet készen áll-e arra, hogy egy ilyen jellegű automatizációt alkalmazzon.

2. fázis: RPA bevezetés - Vállalati szintű kiterjesztés

Ha az RPA zöld jelzést kap, beszerezzük a szükséges licenszeket, - a GOLD partnerségnek köszönhetően ehhez kedvezményt is tudunk biztosítani partnereinknek - kialakítjuk az infrastruktúrát, majd a PoC alatt elkészült kódot egy pilot projekt során élesítjük, hogy a szoftverrobotok növeljék az üzleti folyamatok hatékonyságát, illetve még több tapasztalattal szolgálhassanak a robotizáció terén.

Ugyan az első robot éles rendszerben történő megjelenése nagyon fontos mérföldkő, de az RPA bevezetés, a szoftverrobotok hatékony készítésének a folyamata még korántsem zárul le ezzel. Az élesítéssel párhuzamosan elkezdjük az RPA-t beilleszteni a vállalati kultúrába, megteremteni annak a folyamati és technikai lehetőségét, hogy ezt az eszközt további folyamatoknál, esetleg az adott vállalat más részlegein is alkalmazhassák – ehhez felhasználva az RPA bevezetés, megvalósítás és üzemeltetés területen szerzett tudásunkat, tapasztalatunkat: Kialakítjuk és véglegesítjük az automatizáció működési modelljét, irányítását; Elvégezzük, támogatjuk a technológiai finomhangolásokat; Elősegítjük a vezetői szintről induló evangelizációt az RPA tudatosság és elköteleződés erősítése érdekében.

3. fázis: Megvalósítás

Az üzleti célok támogatása érdekében megteremtjük az automatizálási ötletek folyamatos gyűjtésének feltételeit. Az ötletgyűjtés széleskörű oktatással kezdődik, mert a legjobb ötletek gyakran azoktól származnak, akik a legközelebb állnak a problémákhoz – így fontos, hogy számukra biztosítsuk a megfelelő tudást és eszközöket.

Kialakítunk egy olyan platformot, ahol a cég munkatársai megoszthatják velünk ötleteiket, illetve az automatizálni kívánt folyamat főbb jellemzőit. A cél, hogy minden információnk meglegyen ahhoz, hogy eldönthessük vajon technológiailag megvalósítható-e a fejlesztés, illetve elvégezhessük azt az előzetes számítást, hogy az ötletek közül valószínűsíthetően melyek megvalósítása hozza a legnagyobb megtérülést.

A kollégák elköteleződésének növelése elősegíti az ötletgyűjtést. Jó motiváció lehet a gamifikáció – például folyamatosan lehet mérni, hogy havi szinten melyik ötlet hozza a legnagyobb megtakarítást és a legjobb eredményt elérő ötlet kitalálóját valamilyen játékos, vagy akár nagyon is komoly, pénzbeli jutalommal lehet elismerni. A robotok megvalósítása során természetesen elengedhetetlen, hogy alaposan megismerjük, elemezzük mi is az automatizált üzleti folyamatokat, ami rendkívül szoros együttműködést igényel a BCA szakemberei és az ügyfél adott folyamatokat végző munkatársai között. Érdemes megemlíteni, hogy a hatékonyabb automatizálás érdekében jellemzően az üzleti folyamatokat is módosítani, finomhangolni kell. A BCA-nál elsősorban üzleti kihívásként tekintünk egy-egy RPA projektre, a professzionális megvalósításon túl nagy hangsúlyt fektetünk az üzleti működés javítására. Éppen ezért a projekten dolgozó szakemberünk nem csak a kódoláshoz ért, de az üzleti igényeket is teljes egészében érti, átlátja, így kollégáink mind az üzleti elemzést és a fejlesztést egy kézben kezelve dolgoznak egy-egy RPA bevezetésen, mivel abban hiszünk, hogy a legjobban így tudjuk kiszolgálni partnereinket.

A megvalósítás első lépéseként a PDD (folyamati/üzleti terv) dokumentumban rögzítjük az egyeztetett automatizálandó folyamatot, melyhez kapcsolódóan elkészítjük a részletes megvalósítási ajánlatunkat. Ezen dokumentumok elfogadása esetén megkezdjük a szoftverrobot fejlesztését, konfigurálását, természetesen továbbra is kiemelt figyelemmel az üzleti hatékonyság javítására. Az automatizált folyamat tesztelése minden esetben az ügyfél kollégákkal közösen történik, melyet a szoftver robot éles rendszerbe helyezése követ az üzemeltető kollégák bevonásával. A megvalósítás során követjük és betartjuk a UiPath ajánlásokat, hogy jövőtálló, hatékonyan karbantartható megoldások születhessenek – Ezért is tartottuk fontosnak az USN (UiPath Service Network) stratégiai partnerség elérését – egyedüliként Magyarországon – ami a szakmai hozzáértésünket, kiválóságunkat mutatja. 

4. fázis: Támogatás

Természetesen a sikeres bevezetést követően sem engedjük el ügyfeleink kezét és támogatjuk őket a szoftverrobot működtetésében, a felmerülő problémák megoldásában. Így például, ha valamilyen ok miatt leáll vagy helytelenül működik a szoftverrobot, akkor megvizsgáljuk a felmerült hiba okát, amilyen gyorsan csak lehet intézkedünk az újraindításáról és gondoskodunk a probléma átmeneti és hosszú-távú megoldásáról.

Az éles üzemben lévő automatizált folyamatok esetében az operatív működtetés és annak támogatása mellett – igény esetén – azok hatékonyságát is folyamatosan vizsgáljuk. Az eredményeket visszamérjük, ami strukturált adatvagyon létrehozását eredményezi az automatizált folyamatok kapcsán, biztosítva ezzel, hogy naprakész információk álljanak rendelkezésre többek között a licensz kihasználtság, a tranzakció volumen és trend analízis, megtakarított órák száma és a pénzügyi megtérülés vonatkozásában.

Az így gyűjtött tapasztalatok alapján kezdeményezzük – valamint igény esetén meg is valósítjuk – a belső folyamatok (Működési modell, Potenciális folyamatok azonosítása, Megvalósítás és Üzemeltetés) frissítését, finomhangolását.

Kíváncsi rá, hogy van-e olyan folyamat a cégénél, ami robotizálható? Már gondolkozott szoftverrobot alkalmazásán, de nem tudja, hogyan fogjon hozzá a projekthez? Adja meg elérhetőségét és kollégánk felkeresi Önt!