Ügyfeleinkkel történő beszélgetések alkalmával - akik az automatizálás bevezetését tervezik, vagy csupán gondolkodnak a lehetőségekről - gyakran felmerül kérdésként: Hogyan kell elképzelni a szoftverrobotok, az RPA bevezetését?

Üzleti oldalról nézve erősen technikainak tűnik, IT oldalról nézve pedig erősebben üzlet-orientált. Mindegyik megközelítés közel áll a valósághoz. Mi a UiPath RPA journey modelljét ültettük át a gyakorlatba. Ahogyan a lenti ábrán is látható, más fázisai vannak az RPA journey modellnek (Proof of Concept, Pilot, Ramp up, Institutionalize és Sprintek), és sokkal gyorsabb megtérülést eredményez a tradicionális IT projektekhez képest. Blog sorozatunkban a modell használatának bevált gyakorlatát mutatjuk be.

Az RPA bevezetés ötletének felmerülésekor jellemzően az alábbi kérdések fogalmazódnak meg elsőként:

- Mi az az RPA? Mire jó nekünk

- Vajon mely üzleti folyamatainakat tudja hatékonyan automatizálni?

- Tud a mi IT rendszereinkkel együtt dolgozni?

- Meg tudjuk magunk is valósítani az egyes robotok automatizációs feladatait vagy ez teljes egészében külső függőséget okoz?

- Milyen szinten szükséges bevonni az üzleti szakértőket/ vezetőket a kritikus folyamatok automatizálásába?

A PoC (Proof of Concept) folyamán ezekre a kérdésekre keressük a gyakorlatias válaszokat. Nézzük hogyan néz ki egy PoC a BCA-nál:

1. Bemutatkozás

Hiszünk abban, hogy az RPA akkor működhet csak jól, ha a szakértők és a vezetők egyaránt megértik az automatizálás főbb jellemzőit, ezért az első bemutató beszélgetés jellemzően szélesebb körben zajlik. Nagyon örülünk annak ha ez interaktívan történik, mert akkor jobban tudunk a tényleges, valós ügyfélkérdésekre fókuszálni. Ennek a megbeszélésnek a keretein belül egyeztetünk arról, hogy melyek az ideális robotizálható folyamatok, továbbá bemutatunk néhány valós életből vett szoftverrobot példát. Ezen a megbeszélésen az üzleti kollégák azzal a házifeladattal térnek haza, hogy gyűjtsenek olyan folyamatokat, feladatokat, amelyek megfelelnek – az előzetesen átbeszélt – automatizálhatóság feltételeinek. A PoC jellemzően 3 egyszerűbb vagy 2 közepes komplexitású folyamatot fed le, így a kérés, hogy legalább 5-6 olyan folyamatról kezdjük el a beszélgetést, amely több üzleti területet és főbb legacy rendszereket is érint.

2. Scope meghatározása

A következő megbeszélésen az üzlettel közösen átbeszéljük a felmerült ötleteket, azok automatizálási szempontból nézett előnyeivel és esetleges kihívásaival, majd közösen kiválasztjuk a PoC terjedelmét adó 2-3 folyamatot.

3. Megvalósítás

A folyamatoknak – hogy a PoC vállalható határidőn és költségkereten belül megvalósulhasson – jellemzően csak a főbb ágait kezeljük le és csak teszt környezetben futtatjuk, mert így éles licenszek vásárlása nélkül működhet az implementáció. A megvalósítást – kérésre – az ügyfél kollégáival együtt is örömmel végezzük, ezzel jobban megismertetve őket a UiPath-ban történő kódolás/konfigurálás mikéntjével. A megvalósítás természetesen UAT (User Acceptance Test) teszteléssel zárul, melyen az üzleti kollégák részletesebben megismerkedhetnek a szoftver robot biztosította előnyökkel és ennek segítségével ők is pontosabban látják, érzik, hogy a robotok hogyan tudják az ő munkájukat támogatni, ehhez esetlegesen milyen folyamat optimalizálás szükséges. A megvalósítás során elkészítjük a kapcsolódó dokumentációt (PDD, SSD, üzemeltetési dokumentációk…)

4. Tanulságok

A PoC természetesen vezetői bemutatóval és az élmények, tapasztalatok átbeszélésével zárul. Nagyon örülünk, ha - a technikai kereteken túl - itt inkább az ügyfelünk kollégái az aktívabbak, mert az ő tapasztalásaik fontosak a következő lépések és az esetleges bevezetés kapcsán.

És hogy mi miért hiszünk benne? Mert gyors: Akár néhány 10 embernap alatt elvégezhető; Mert kielégítő gyakorlatias tudást és bizonyosságot ad: A fenti megközelítés mentén már több ügyfelünknél valósítottunk meg PoC projektet. Mindegyik esetben pozitív visszajelzéseket kaptunk, az ügyfeleink az RPA koncepciót - UiPath-alapú automatizálás előnyeit és feltételeit megértve - lelkesen fogadták.

Ha szeretnéd megvizsgálni, hogy a vállalati folyamatid robotizálhatóak-e, lépj kapcsolatba velünk itt.