A szoftverrobotok rengeteg embernek segíthetnek a monoton feladatok átvételével, bevezetésük gyorsan megtérül, a hibamentes feladatvégzésüknek köszönhetően pedig javul az ügyfélélmény is. Ezek alapján nem meglepő, hogy egyre több vállalatnál tervezik az alkalmazásukat, mi pedig most megmutatjuk, melyek azok a kérdések, amelyeket mindenképpen érdemes tisztázni, mielőtt valaki belevág egy ilyen projektbe.

Idén a Gartner előrejelzése szerint közel 2,9 milliárd dollárt költenek majd világszerte RPA szoftverekre, ami ötödével múlja felül az egy évvel korábbi összeget. A piackutató cég prognózisa szerint jövőre is dinamikusan fejlődik majd ez a szegmens, mivel a vállalkozások egyre nagyobb számban vetik be a szoftverrobotokat a folyamatautomatizációs, illetve digitális átállási projektjeik felgyorsítása érdekében.

A szoftverrobotok alkalmazására itthon is egyre több példa van, az EGIS például már 4 robotot használ 18 feladat elvégzésére, és az elkészült robotok általában egy éven belül visszahozzák az árukat. Az Air-France-KLM budapesti szolgáltatóközpontjában bevetett szoftverrobotok pedig pár év alatt a befektetett összeg több mint 800 százalékát hozták vissza. Az anyagi előnyök mellett a hibák kiküszöbölése révén az ügyfélélmény is javulhat, ami újabb érv lehet az RPA, vagyis a robotizált folyamatautomatizáció mellett.

Bár sokan valószínűleg úgy gondolják, hogy az RPA bevezetés rendkívül összetett feladat, megfelelően átgondolt és megtervezett folyamatok esetén akár néhány hónap elteltével munkába is állhat az első szoftverrobotunk. Egy ilyen projekt sikeréhez természetesen az is szükséges, hogy pontos képünk legyen arról, mire vállalkozunk, amihez előzetesen érdemes tisztázni néhány alapkérdést. Nézzük tehát, hogyan is fest egy RPA projekt FAQ-ja!

1.    Az első kérdés, hogy egyáltalán mi is az az RPA?

A szoftverrobotok olyan megoldások, amelyek képesek utánozni, emulálni az emberi tevékenységet különböző felhasználói felületeken. Vagyis segítségükkel alkalmazásokon és funkciókon átívelően is lehetőség nyílik a tevékenységek automatizálására, könnyen megoldható több rendszer adatainak integrálása. Fontos azonban tisztában lenni azzal, hogy a szoftverrobot kézként és szemként tud működni, de agyként nem, vagyis pontosan meg kell határoznunk, hogy mi a feladata és milyen paraméterek mellett kell azt végeznie. Hogy egyértelmű legyen a kép, érdemes hangsúlyozni, hogy a szoftverrobot nem ipari robot, nem is egy chat bot, de még az sem tekinthető RPA-nak, ha néhány folyamatot automatizálunk egy rendszeren / funkción belül.

2.    A következő kérdés, amit fel kell tenni és tisztázni kell, hogy mi a robotizálás célja.

Erre válasz lehet egy-egy konkrét feladat automatizálása, de akár egy stratégiai döntés része is lehet, ami általában a hatékonyság javítását, vagy az ügyfélélmény növelését tűzi ki célul.

3.    Érdemes előre tisztázni azt is, hogy egyáltalán hogyan fog kinézni maga a projekt, milyen lépéseken keresztül valósul meg a szoftverrobot bevezetése.

Az „RPA journey” első állomása a koncepció validálása, ami lényegében a Proof of Concept projekt Proof of Concept projekt elkészítését, az eredményeinek kiértékelését jelenti. Ezt követi az RPA csapat felépítésének, szervezetbe illesztésének és az irányítás tisztázásának a meghatározása a pilot fázissal párhuzamosan, ami az első robot munkába állását jelenti. Ez a lépés lényegében a tapasztalatgyűjtés időszaka is, ami lehetőséget kínál arra, hogy az előzetesen kidolgozott folyamati és műszaki keretrendszert felülvizsgáljuk. A következő fázis a felfutás, amikor a már meglévő robot hatékonyságát is növelhetjük, illetve újabb, automatizálható folyamatokat határozhatunk meg. Az intézményesítés szakaszában már stabilizáljuk az RPA projekt(ek) működését, visszamérjük az eredményeket és eljött az idő, hogy a tapasztalatokra építve a szervezeten belül is terjesszük, miért éri meg szoftverrobottal dolgozni. Ezután pedig jöhetnek a „sprintek”, vagyis a vállalati működés során feltárt, automatizálható folyamatokra robotok létrehozása, akár pár hét alatt. Bár leírva talán kicsit hosszúnak tűnik, általában nagyjából hat hónap alatt bejárható az „RPA journey”.

4.    Ahhoz, hogy lássuk, milyen erőforrásokra is lesz majd szükség az RPA bevezetése után, az egyes folyamatok automatizálása és a szoftverrobotok üzemeltetése során, tisztázni kell, hogy melyek azok a kulcsfeladatok, amelyeket el kell végezni.

Az RPA csapat több szerepkörben is tevékenykedik a digitális erőforrások fejlesztése és menedzselése, üzemeltetése kapcsán. Feladtuk a beérkező igények kezelésénél, priorizálásánál kezdődik, melyet a felmérés, megvalósítás és a kapcsolódó minőségmenedzsment követ. Az éles rendszerbe állt robotok szolgáltatásának támogatása, erőforrásmenedzsmentje, a teljesítmény visszamérése és a folyamatos elemzés, hatékonyságjavítás szintén a legfontosabb feladataik közé tartozik.

5.    Ha már látjuk, hogy milyen feladatokra kell emberi erőforrásokat biztosítani, akkor már érdemben is foglalkozhatunk a következő kérdéssel, hogy milyen szervezetet alakítsunk ki az RPA projekthez, milyen kompetenciákkal, felelősségi körökkel.

Erről már készült egy blogposztunk, amit itt olvashat el, de röviden azért összefoglaljuk, hogy milyen csapattal érdemes belekezdeni a robotizálásba. Szükség lesz valakire, aki a projekt gazdájaként lép fel (RPA COE – Center of Excellence vezető), ő lényegében a szoftverrobot bevezetésének kulcsfigurája. Kell majd egy szponzor a szervezeten belül, aki elég magas pozícióban van ahhoz, hogy hatékonyan támogassa a megvalósítást a menedzsmenten belül. Természetesen RPA fejlesztőre is szükség lesz, illetve üzleti elemzőre, aki felméri az automatizálásra kiszemelt folyamatot, dokumentálja azt, és a robot működéséhez alkalmazkodva finomhangolást végez. Ha pedig elkészült a szoftverrobot, azt üzemeltetni is kell, ehhez pedig támogató csapatra van szükség.

Mire a korábban vázolt kérdéseket megválaszoljuk, már elég konkrét elképzelésünk lehet arról, hogy miért fogja megérni és milyen erőfeszítéseket igényel majd az RPA projekt tőlünk.

6.    Ekkor érkezik a következő jogos kérdés, hogy milyen technológiát alkalmazunk?

Vagyis fel kell mérni, hogy milyen robotizálást támogató megoldások és szállítók vannak a piacon. Érdemes tisztában lenni azzal is, hogy a piacvezető termékek között egyelőre korlátozott a kompatibilitás. Mi a tapasztalataink alapján a piacvezető UiPath megoldásaiban bízunk a legjobban.

7.    Választ kell találnunk arra a kérdésre is, hogy mi az automatizálás célja?

Működési költségek csökkentése, hibamentesség elérése, jobb ügyfélkiszolgálás, stb., mivel ez meghatározhatja, hogy milyen szervezeti egységekkel és folyamatokkal indul a projekt.

8.    Természetesen az irányító szervezetet is definiálni kell.

El kell dönteni, hogy az automatizálás üzleti, vagy IT vezetés alatt valósul-e meg. Attól függően, hogy milyen mértékben vonjuk be a vállalati IT részleget, változhat a keretrendszer is.

9.    Végül pedig el kell dönteni, hogy milyen szállítási modellt preferálunk.

A megvalósítás történhet házon belül, külső szolgáltató megbízásával, vagy akár az előzők kombinációjában. Ez természetesen függ attól, hogy házon belül milyen kompetenciákkal és erőforrásokkal rendelkezik az adott szervezet.

Ha pedig választ kaptunk ezekre a kérdésekre, akkor érdemes feltenni még egy kérdést, amihez bizony számolni is kell – hogyan, mikor fog megtérülni az RPA bevezetése? Természetesen ebben a kérdésben is igyekszünk segíteni, egy hamarosan érkező, külön blogposztban elemezzük majd, hogyan kalkulálhatunk ROI-t szoftverrobot bevezetés esetén.