Számos előnnyel jár egy vállalkozás számára, ha szoftverrobotot alkalmaz, elég csak a munkatársak felszabaduló idejére, a hatékonyabb ügyfélkiszolgálásra, vagy éppen a törvényi változásoknak való gyorsabb megfelelésre gondolni. Legújabb blogbejegyzésünkben összegyűjtöttük, hogy milyen szempontokat érdemes figyelembe venni, amikor kiszámoljuk, mennyi idő alatt térül meg egy szoftverrobot létrehozása.

Azt természetesen a vállalkozások egyedi igényei határozzák meg, hogy milyen feladatra és megoldással vetnek be szoftverrobotokat, ami miatt értelemszerűen a költségek is igen eltérőek lehetnek. Azonban a főbb tételek, amelyekből a számla összeadódik, az összes RPA projekt esetében hasonlóak. Számolni kell a megvalósítás díjával, amihez a teljes RPA utat végig kell venni. Ennek egyik fő lépése a Proof of Concept (POC) elkészítése, ami akár néhány tíz embernap alatt megvalósulhat. A projekt támogatása, a belső folyamatok átalakítása, az RPA szervezet létrehozása szintén több tíz embernapot vesz igénybe és természetesen amikor már fut a szoftverrobot, akkor is van azért tennivaló folyamatosan. Összességében azt lehet mondani, hogy néhány 10 és 100 embernap között van legtöbbször egy-egy szoftverrobot megvalósításának díja.

A megvalósítás mellett számolni kell a licensz díjjal is, ami számos tényezőtől függ. Kérdés, hogyan indul a vállalkozás az RPA projektnek, óvatosabb-e, kezdetben kisebb háttérrel valósítja-e meg és utána bővül-e tovább. Érdemes tisztában lenni azzal, hogy a szoftverrobotok bevezetése jól skálázható, vagyis nem szükséges feltétlenül hatalmas projektben gondolkodni kezdésként.

Ha egy cégnél úgy döntenek, hogy kicsiben indulnak, egy robottal, akkor a licensz díj forintban pár százezres nagyságrend körül mozog éves szinten.  Ha már egy szinttel fejlettebb megoldást választanak, teljesen automatizált rendszert, háttérben futó robottal, akkor már többmillió forintos licensz díjjal lehet számolni évente. Természetesen attól függően, hogy mennyi robotot és milyen feladatokra vetnek be, ez az összeg tovább nőhet.

A szoftverrobotok alkalmazása IT infrastruktúra és üzemeltetési költségekkel is jár, de ez nem feltétlenül jelenik meg plusz kiadásként. Előfordulhat, hogy a meglévő informatikai infrastruktúra ki tudja szolgálni a szoftverrobotokat és az üzemeltetők idejébe is belefér az azokkal kapcsolatos többlet feladat.

Bár nagyon megbízhatók a szoftverrobotok, problémák bármikor előfordulhatnak, így gondoskodni kell a karbantartásról. Ha éjszaka megállt a robot, vagy egy változás miatt újra kell konfigurálni, akkor jól jön, ha van kihez fordulni. A karbantartás, folyamatos támogatás díja általában a megvalósítási díj 20 százaléka körül alakul.

Forintosítható előnyök

Miután a vázolt tételekből kialakult az RPA projekt teljes költsége, nézzük meg, hogy milyen, pénzre váltható előnyökkel jár. A legegyértelműbb és talán legkönnyebben számszerűsíthető, hogy mennyi munkaidőt vált ki egy robot. Emellett érdemes azon is elgondolkodni, hogy a monoton munka alól felszabaduló munkatársak így nagyobb hozzáadott értéket képviselő feladatokkal foglalkozhatnak, ami természetesen szintén számszerűsíthető nyereség a cég számára.

Nagy segítséget nyújtanak a szoftverrobotok olyan helyzetben, amikor jogszabályi változás miatt rendkívül rövid határidővel kell átkönyvelni valamit. Ilyenkor a büntetés elkerülését, vagyis annak összegét is a nyereségek közé lehet sorolni.

Előfordulhat az is, hogy olyan IT feladat adódik, amelyre átmenetileg költséghatékonyabb megoldást jelent, ha szoftverrobotot vetünk be. Ilyen helyzet lehet például, amikor kiderül, hogy minél előbb szükség lenne egy új SAP interfészre, azonban ennek a megvalósítása az esetek többségében sok időt és pénzt emészt fel. Ha egy RPA projekt keretében szoftverrobotra bízzuk azt a feladatot, amit az interfész látna el, akkor sokkal gyorsabban, és nagyságrenddel kisebb büdzséből hozhatunk létre működő megoldást.

Talán kevésbé számszerűsíthető, de fontos tényező, hogy a szoftverrobotok bevezetésével eltűnnek a hibák az üzletmenetből, ami a munkavállalók és az ügyfelek elégedettségét is növeli. Ez egyben azzal is jár, hogy a back office és az ügyfélszolgálat is kisebb terhelést kap, aminek köszönhetően erőforrás szabadul fel.

A robotizáció megnyitja az utat új, hatékonyabb, kimondottan a robotokra tervezett folyamatok bevezetésére.

Reális elvárás

Ezeknek a költségtényezőknek és előnyöknek az arányából lehet kiszámítani, hogy milyen megtérülést várhatunk egy RPA projekttől. A BCA tapasztalatai azt mutatják, hogy sok helyen elvárás a szoftverrobot bevezetések egy éven belüli megtérülése, és ez többnyire vállalható is.

Érdemes tisztában lenni azzal, hogy az RPA esetében is vannak olyan feladatok, amelyeknél nagyon gyorsan megtérül a robotok alkalmazása, viszont idővel ezek elfogynak és jönnek azok a folyamatok, amiknél már hosszabb megtérüléssel lehet számolni, azonban érdemes ezeknél is bevetni a robotokat, hiszen ha az első évben még nem is, de a következőben már nyereséget hoznak.

Érdemes tisztában lenni azzal, hogy az RPA esetében vannak olyan egyszerűbb folyamatok, amelyeknél gyorsan megtérül a robotok alkalmazása, viszont nyilván ezen folyamatok száma véges. Utána jönnek az összetettebb, komplexebb folyamatok, amiknél már hosszabb megtérüléssel lehet számolni, mégis megéri ezeket is automatizálni, hiszen ha nem is az első, de rendszerint a következő évben már ezek a robotok is nyereségessé válnak.