A mai gyorsan változó üzleti környezetben a szervezetek folyamatosan keresik az innovatív megoldásokat, hogy optimalizálják működésüket és maximalizálják hatékonyságukat. Jelen blogbejegyzésünk témája a UiPath által kínált csúcstechnológiát képviselő folyamatfelfedező eszközök bemutatása, amelyek a UiPath Business Automation Platform részét képezik, és kulcsfontosságú szerepet játszanak a folyamatfejlesztés és/vagy automatizálás területén. Ezek az eszközök lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy értékes betekintéseket nyerjenek, majd hatékonyságnövelő változásokat hajtsanak végre a belső működésükben.

Az UiPath Process Mining stratégiai betekintést ad a szerveren található logok és adatbázis adatok elemzésével a folyamatok teljes lefutásának az ábrázolása terén, míg az Task Mining operatív szinten mutatja be a felhasználói interakciók elemzésével a folyamat végrehajtását. A Task Capture egyszerűsíti a folyamatdokumentációt, míg a Communications Mining az üzleti interakciókból, például az e-mailekből nyert információkkal gazdagítja az adatmodelleket. Az Automation Hub egy központi platformként szolgál a hatékonyságnövelést célzó javaslatok kezelésre, valamint támogatja a folyamatfejlesztési ötletek teljes implementációjának az életútját.

Nézzük meg hogy a fentebb bemutatott eszközök hogyan működnek hatékonyan együtt:

Az Automation Hub a központi platform az UiPath ökoszisztémájában, amely az automatizációs programok központja a szervezeten belül.

 - Támogatja a folyamat-fejlesztési, feladat-automatizálási ötletek gyűjtését különböző forrásokból, beleértve a (fentről lefelé történő) folyamat feltérképező megoldásokat, valamint az alkalmazottak által kezdeményezett (lentről felfelé irányuló) kezdeményezéseket. Az ötleteket különböző szinteken lehet regisztrálni, az alkalmazottaktól és fejlesztőktől a CoE (Center of Excellene) csapatig.

 - Az új javaslatok kezelésében kulcsfontosságú szerepet játszik a CoE: kiválasztja és prioritizálja a lehetőségeket a belső KPI-ok, a várható megtérülés és a megvalósíthatóság alapján.

 - A megvalósítás során az Automation Hub transzparensen mutatja az aktuális lépéseket,  státuszokat, lehetővé téve a szervezetek számára, hogy kövessék a folyamat fejlesztését az ötlet kezdeti szakaszától az élesítésig, optimalizálják a folyamatokat a kulcsfontosságú mutatószámok alapján, és biztosítsák a folyamatos fejlődést.

 - Az eszköz széles körben biztosítja a még csak tervezett, már magvalósítás alatt álló és befejezett ötletek dokumentációját, valamint az ezekhez kapcsolódó újra felhasználható komponenseket gyűjteményét.

A korábbi tapasztalataink alapján a Process Mining és a Task Mining gyakran összetévesztésre kerül, így alább összefoglaltuk a főbb különbségeket:

 - A Process Mining stratégiai szintű betekintést nyújt a folyamatok teljes lefutására – a teljes logikai folyamat ábrázolásával, a szűk keresztmetszetek és a fejlesztési területek azonosításával – a szerver logok és az adatbázisok elemzése segítségével.

 - A Task Mining viszont az operatív szintű működést elemzi – melynek alapja a felhasználók által a saját számítógépükön végzett feladatok valós idejű végrehajtása – hogy elősegítse a folyamatok hatékonyabb végrehajtását.

Process Mining belső működésének főbb szakaszai:

 - Az üzleti tranzakciók végrehajtása során a szerveren logok és az adatbázisban adatrekordok kerülnek mentésre – ez adja az alapját a folyamatok elemzésének. A Process mining eszköz gyári konnektorokkal közvetlenül tud kapcsolódni több rendszer adatforrásához (mint SAP, Oracle és Salesforce), de tud működni akár egyedi fejlesztésű alkalmazásokkal is, ahol a kapcsolódó adatmodellt az eszköz bevezetésekor kell kialakítani.

 - A következő lépésben az adatok betöltése/feldolgozása történik, első lépésként az eseménynapló kialakítása valósul meg. Az eseménynapló 3 fő adatból áll: tartalmazza az összefüggő folyamat lépéseket összekötő esetazonosítókat (case ID), a folyamati lépéseket (státuszokat) és az időbélyegeket. Ezen információk alapján az eszköz ábrázolja a folyamatgráfot, amely egyértelmű áttekintést nyújt a folyamat lefutásairól.

 - A mélyebb betekintés érdekében fontos további részleteket adni, például felhasználónevet, országot, ügyfelet vagy bármilyen más folyamatspecifikus információt. Ezek a részletek jelentős szerepet játszanak a szokatlan vagy problémás esetek vizsgálatában, lehetővé téve a felhasználóknak, hogy megértsék, miért tér el egy folyamat az elvárttól, illetve feltárják az eltérések okait.

A Process mining eszköz több metrikát is képes mutatni, mert számos előre elkészített dashboard-dal rendelkezik, de ezek testre szabása is lehetséges a specifikus igények kielégítése érdekében.

Task Mining a felhasználók által a saját számítógépeiken, az üzleti folyamat végrehajtása során végzet interakciók rögzítését és elemzését végzi, operatív szintű betekintést nyújtva a feladatok teljesítésének módjába.

 - A rendszer működése egy kis program telepítésével kezdődik, mely a felhasználók számítógépére kerül. Ez rögzíti az tranzakciókat és az interakciókat a különböző alkalmazások között. A felhasználók természetesen ellenőrizhetik, hogy mi kerül rögzítésre: meghatározhatják mely alkalmazásokat kell / szabad rögzíteni, a rögzítést el tudják indítani, meg tudják állítani vagy ideiglenes fel tudják függeszteni. Ez lehetővé teszi számukra, hogy privát jellegű információ ne kerülhessen rögzítésre.

 - Az rögzített adatokat (egyszerre ugyanazon folyamat kapcsán legfeljebb 7 munkaállomást) egy MI modulba töltik fel, amely elemzi az adatokat, majd vizualizálja, betekintést ad a feladatok végrehajtásának a módjáról, lehetővé téve a folyamat optimalizálását és a feladatvégrehajtás hatékonyabbá tételét.

Task Capture egy olyan felhasználóbarát eszköz, amely rögzíti és dokumentálja a kollégák számítógépén végrehajtott műveleteket lépésről-lépésre, lehetővé téve a folyamatok hatékony dokumentálását és a tudásátadást.

Communications Mining lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy az üzleti kommunikációt –  például az e-maileket, beépítsék az adatmodellezésbe, gazdagítva a folyamatokról gyűjtött információkat. Ezen üzleti interakciók elemzésével a Communications Mining mélyebb betekintést nyújt a folyamatokba, azok hatékonyságába és a kommunikációnak az általános üzleti működésre gyakorolt hatásába.

Az UiPath Business Automation Platform olyan korszerű folyamatfeltáró eszközök csomagját kínálja, amelyek segítségével a szervezetek teljes mértékben kiaknázhatják a bennük rejlő lehetőségeket. Ezen eszközök hatékony kihasználásával a szervezetek azonosíthatják a fejlesztendő területeket, optimalizálhatják a működést, és fenntartható növekedést érhetnek el.

Reméljük a fenti tippek segítettek, hogy hogyan lehet elindulni a belső folyamatok hatékonyabbá tétele kapcsán – automatizálási csapatunk rendelkezésre áll és örömmel segít!