A szoftverrobotokkal történő folyamatautomatizálás (RPA) gyorsan és széles körben terjed, mára jelen van szinte minden területen és iparágban: A telekommunikáció, a pénzügyi szektor, de a gyógyszeripar is a korai adoptálók közé sorolhatóak.

Mikor az RPA-ról beszélgetünk gyakran kérdezik tőlünk, hogy melyek az elsődleges célterületek, hol alkalmazhatóak a leghatékonyabban a szoftver robotok. Erre a kérdésre a jó választ megtalálni egyszerre komplex, mert egyetlen jó eset bemutatása nem mindenkinek jelent megfelelő segítséget, de lehet nagyon egyszerű és kézenfekvő is, mert a tapasztalataink szerint szinte minden IT rendszer alapú, szabályok alapján működő, ismétlődő folyamat megtanítható a robotnak. – Ennek bemutatására hoztuk az alábbi 7 üzleti esetet, melyek mindegyikét BCA kollégák által implementált szoftverrobotok támogatnak.

Hiszünk abban, hogy minden vállalat számára a legjobb megoldás, hogy megbizonyosodhasson a szoftverrobotok biztosította előnyökről, valamint a hozzá kapcsolódó (elő)feltételekről egy rövid és gyors PoC (Proof of Concept) projekt végig vitele – azonban ezt a témát hagyjuk meg a következő blog bejegyzésre, és most beszélgessünk a fent említett 7 esetről.

1.   Adatrögzítés, klasszikusan a legjobb célfolyamat 

Az automatizálásra kiválasztott folyamat erősen szabály alapú, ismétlődő, nagy erőforrás igényű, időrabló volt. Ügyfelünk napi több száz tranzakciót rögzít, az adatokat papírról olvasva és egy AS400-as terminál több képernyőjén keresztül gépelve, mely az érintett kollégák számára unalmas, időrabló és nagyon demotiváló. A folyamatot egy aránylag egyszerű, néhány hét alatt implementálható robottal váltottuk ki. A robot sebességét és sikerességét jól mutatja, hogy a sok hetes felgyülemlett munkát napok alatt feldolgozta. A robot bevezetése növelte a kollégák motiváltságát is, mert az így felszabadult idejük jelentős részében több kihívást jelentő, nagyobb hozzáadott értékű feladatokra fókuszálhatnak. A kollégák nagyon szeretik Robit (így nevezték el), csapattagnak tekintenek, sőt még a születésnapját is megünnepelték. Robi annyira sikeres lett a gyorsasága és hibamentessége miatt, hogy cserébe néha szabadnapot is kap :)

2.    A számlák - OCR-ral támogatott - végső ellenőrzés az SAP-ban 

A kifizetésre váró forint alapú számlák több, mint 90%-át szoftverrobot ellenőrzi a K&H Csoport Szolgáltató Központjában: Minden reggel a munkaidő kezdete előtt az automata lekérdezi az összes kifizetésre váró tételt az SAP-ból. A robot beolvassa a kapcsolódó szkennelt számlákat és elemzi azokat a beépített OCR (Optical character recognition – Optikai karakter felismerő) motor segítségével. Ha minden szükséges és fontos adat megegyezik a robot tovább engedi a kifizetési folyamatot, így a tételek kevesebb mint 10%-a kerül csak manuális ellenőrzésre. A robot minden éjszaka fut, így az unalmas feladatoktól megszabaduló kollégák a magasabb hozzáadott értékű teendőkkel tudnak foglalkozni. A hab a tortán, hogy a robot jelentős mennyiségű papírt is spórol, mert évente több mint 40 000 lappal kevesebb kerül kinyomtatásra.

3.    Piackutatás földrajzi térképen keresve 

Az egyik külföldi ügyfelünk számára piaci / árképzési adatok gyűjtésére készítettünk szoftverrobotot, mely egy térképet bejárva, az egyes szolgáltatók fizikai helye fölött megállva olvassa és tárolja a kapcsolódó adatokat. Ügyfelünk ezzel az automatizációval sokkal gyorsabban kap információt a piac változásairól, melyre hatékonyabban tud válaszolni, ráadásul sokkal kevesebb emberi erőforrás felhasználása mellett.

4.    Jogi dokumentumok beazonosítása

Az egyik vezető bank jogi területének támogatására olyan robot került bevezetésre, amely azonosítja a beérkező jogi dokumentumokat a belőlük olvasott és értelmezett adatok alapján, majd tárolja és hozzárendeli őket a megfelelő megoldó csoporthoz. A szoftverrobot mind az elektronikusan előállított, mind a szkennelt (kép formátumú) dokumentumokat feldolgozza – jöjjön az a földhivataltól, a bíróságtól vagy bármely más helyről. A robot elolvassa a dokumentumok főbb releváns adatait (beleértve az ügyszámot és az ügyfél azonosító adatait). A dokumentumok típusának beazonosítása után - amely folyamat során a robot több alkalmazást és táblázatot is megvizsgál - tárolja a dokumentumot a megfelelő címkékkel, a kapcsolódó linkekkel, és a megoldócsoporttal.

5.    Éves igazolások tömeges előállítása

Ügyfelünknek a vállalati ügyfelei kérésére elő kell állítani és ki kell küldeni egy bizonyos igazolást. A legtöbb kérés az év elején tömegesen érkezik. Korábban ez a folyamat több hétre teljesen lekötötte az ezzel foglalkozó csapatot - most ezt a feladatot egy szoftverrobot vette át. A robot - kérésre - automatikusan létrehozza a igazolást, elküldi az ügyfeleknek, lekönyveli a szolgáltatást és megterheli az ügyfél számláját a kapcsolódó díjjal.

6.    Bankszámla adatok frissítése minden éjszaka/hajnalban

Az egyik ügyfelünk belső pénzügyi folyamatainak jelentős része csak jóval a munkaidő megkezdése után indulhatott el, mert ezekhez elengedhetetlen volt a friss bankszámlaadatok megléte – ezen előfeltétel késői teljesülése gyakori időzavart okozott a délutáni és esti feladatok elvégzésében. A kihívást egy szoftver robot készítésével oldottuk fel, mely minden hajnalban - mielőtt a munkaidő elkezdődne - lekéri az aktuális bankszámla egyenleget, így az érintett folyamatok időben elindulhatnak, a napon belüli munkaterhelés kiegyenlítődhet.

7.    Ügyfél adat ellenőrzés fuzzy logikával

Amikor egy új (lakossági vagy vállalati) ügyféllel kapcsolatba kerülünk az egyik első és legfontosabb feladat az, hogy minél több információt szerezzünk róla. Ügyfelünk kérésére olyan robotot készítettünk amely fuzzy logika segítségével gyűjti az adatokat különböző forrásokból (pl. fehér- és a feketelistákból). Miért van szükség fuzzy logikára? Ezeken a listákon szereplő adatok sokszor pontatlanok, illetve nem teljesen kompatibilisek, de ennek ellenére is fontos megkeresni a leendő lehetséges ügyfelet. A keresés eredménye egy valószínűségi százalék is, mely megmutatja, hogy hány százalékban egyeznek meg az ügyfél adatai a listákon szereplő adatokkal, segítve ügyfelünket a kapott információk lehető leghatékonyabb elemzésében.

Az elmúlt években jelentős számú UiPath alapú automatizációs megoldást terveztünk és valósítottunk meg Magyarországon és Európában. Kövess minket, hogy még többet megtudj a szoftverrobotokkal történő folyamatautomatizálásról!